Bevor Vereine ihre Ehrungsanträge ermitteln, sollte folgendes beachtet werden:
Alte gespeicherte Ehrungsanträge – egal ob offen oder versendet – sollten gelöscht werden.
Wie? im Programm unter:
Ehrungen – Ehrungsanträge bearbeiten – Ehrungsanträge löschen
Ehrungsordnung aktualisieren
Es sollte geprüft werden, ob die Ehrungen der Verbände BDMV, BDB und BVK korrekt aktiviert sind (Feld „Deaktiviert“ = „Nein“ bedeutet, Ehrung wird berücksichtigt – nicht gewünschte Ehrungen bitte deaktivieren).
Es sollten alle vereinsinternen Ehrungen vollständig eingetragen sein
Wie ? Im Programm unter:
Voreinstellungen – Voreinstellungen – Ehrungen
Einrichtungslauf durchführen
Hierbei werden alle vorhandenen „Ehrungslücken“ bei allen Personen ermittelt und in die Ehrungstabelle (siehe Registerkarte „Mitgliedszeiten/Ehrungen“) der Personen hinterlegt.
Beim Start des Einrichtungslaufes muss das Ehrungsjahr („Vorjahr“) angegeben werden, zu dem letztmals im Verein eine Vergabe von Ehrungen stattgefunden hat (letztes Konzert?)
Der Einrichtungslauf muss immer durchgeführt werden, sobald die Ehrungsordnung verändert worden ist.
Der Einrichtungslauf darf mehrmals durchgeführt werden; führt zu keinen Doppeleintragungen
Namensänderungen im Programm vornehmen, für die Mitglieder die geheiratet haben (sonst sind u.U. die Angaben auf Urkunden falsch !)
Ermittlung von Ehrungen:
Auf den Button "Ehrungen“ und dann „Ehrungsanträge erstellen" klicken.
Option „Ehrungen für das Jahr ermitteln“ verwenden und das Ehrungsjahr angeben (Ehrungsjahr = Jahr, an dem geehrt wird). Hinweis: Die Angabe des Ehrungsjahres ist immer gleichbedeutend mit der Stichtagsangabe 30.12. des Ehrungsjahres (ja nicht der 31.12. nehmen!).
Auf derselben Maske: die Haken für die Optionen "nur direkte Ehrungsjubilare ermitteln" und „Personen müssen am Stichtag Mitglied sein“ nicht aktivieren (egal ob Sie jedes Jahr Ehrungen vornehmen oder nicht).
Hinweis: Sofern Sie jedes Jahr Ehrungen durchführen, würden Sie dem Verband auch sehr entgegenkommen – er befürwortet jedes Jahr Ehrungen.
Den Ehrungstermin eintragen, die Einrichtung angeben ( = Ort, Veranstaltungsraum der Ehrung) & „weiter zu Vorschau“.
Nun sollten alle zu Ehrenden auf der Liste erscheinen.
Jetzt noch unten links den Button " OK-Ehrungsanträge erstellen"!!
Nun sind alle Ehrungsanträge in der Verwaltung „Ehrungen / Ehrungsanträge bearbeiten“ eingetragen
Beantragung und Versand der Ehrungsanträge:
Auf den Button "Ehrungen“ und dann „Ehrungsanträge zum Versand vorbereiten und eintragen" klicken.
Für die Beantragung unbedingt beide Optionen (Häkchen) aktivieren:
Offizielle Verbandsehrungen
Vereinsspezifische Ehrungen
Hinweis: auf der Ehrungsdatei werden automatisch nur die Verbandsehrungen gespeichert; mit beiden Optionen stellen Sie sicher, dass nachher bei allen Personen die Ehrungen in der Ehrungstabelle eingetragen werden.
Die nun erstellte Ehrungsdatei auf dem Rechner abspeichern (und Speicherort merken).
Zum Schluss muss die vorhin gespeicherte Ehrungsdatei per separater Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! versandt werden – bitte immer Lesebestätigung vom Verband anfordern!
Allgemein ComMusic – Tipps - Infos
Bei der Ehrungsermittlung und –vorbereitung werden immer automatisch Datensicherungen („Schnellsicherung“) angelegt. Falls Fehler gemacht werden, kann über die Funktion „Sicherung – Daten wiederherstellen“ der letzte Zustand zurückgesichert werden!
25er Ehrung für MusikerInnen gibt es beim Verband BVK nicht. Somit kann diese aus dem Programm in der Ehrungsordnung deaktiviert werden.
Wie?? unter Voreinstellungen – Voreinstellungen - Ehrung
Ehrung 25 Jahre markieren & Button „deaktivieren“ (unten in Maske) anklicken (schaltet automatisch dann von „Nein“ auf „Ja“)
Passive Mitglieder = fördernde Mitglieder zahlen Beitrag an Verein (je nach Satzung), aber nicht an den Verband (werden ja auch von der Meldung ferngehalten).
„Pausiert“ gesetzte Mitglieder im Stichtag 1.1 werden nicht gemeldet – Pausiertzeiten werden aber nicht bei Ehrungsjahren mitgezählt
Personen suchen: Mit Tastenkombination „Strg“+“S“ -> Super-Suchmaske öffnet
Bei Fragen: